Applications du manuel de gestion d'infrastructures

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Les application du partage d'infrastructures.cc sont variées. La page chantiers donne des exemples d'applications en cours ou en projet. En somme, il est proposé que la composition des manuels de gestion soit dynamique et interactive, utilisant diverses techniques de documentation participatives et multimédia. Cette application est aussi progressive, au sens qu'en fonction des besoins des équipes, il est possible de travailler en mode d'abord très libre avec un outil de gestion sur-mesure et évolutif, et aussi à terme de viser que son wiki d'infrastructures deviennent son Manuel de gestion ++.

Outil de gestion sur-mesure et évolutif

Le wiki sémantique le devient un outil puissant. Collaboratif, modulable et rédigé dans un langage qui évolue avec son contexte : il permet la synchronisation des expertises nécessaires à l'amélioration soutenue des performances. On aborde la question de la gestion d'une infrastructure en fonction de son cycle de vie : sa conception, sa réalisation, son opération et même sa disposition.

Pour concevoir

Concevoir une infrastructure, c'est un exercice complexe où on souhaite réaliser une infrastructure qui permettra d'opérer son processus de façon optimale. De ce fait, la démarche de conception d'infrastructures ne passe plus seulement par une évolution des dessins ou un prototypage des équipements, mais bien par un prototypage des activités du processus, dans un contexte le plus réaliste possible, pour ensuite concevoir cette infrastructure optimisée.

L'utilisation du manuel de gestion d'infrastructure à la phase de conception sert à accompagner l'évolution des idées à tous les niveaux :

  • Validation des besoins et des effets désirés de l'infrastructure
  • Esprit et pratique collaborative dans la rédaction d'un outil commun (travail sur la bonne version et pages de discussion)
  • Comparaison des performances souhaitées et planifiées par la conception (fonctionnalités de calcul)
  • Possibilité d'exporter des données et de respecter les obligations documentaires habituelles (ex : Programme fonctionnel et technique)
Organiser systématiquement l'information et la connaissance conceptuelle au lieu de n'être qu'en mode rédaction
PFT : Programme fonctionnel de travail

Pour caractériser et réaliser

De la phase de conception à la phase de mise en service de l'infrastructure, il y a habituellement une phase de préparation opérationnelle. D'un côté, il est probable que l'infrastructure réalisée change en cours de réalisation par rapport à ce qui a été conçu, que ce soit pour cause de contraintes inattendues ou même d'accessibilité à des technologies plus performantes. En même temps, en fonction de rôles et responsabilités différentes, les acteurs souhaiteront répondre à des questions de plus en plus précises dans le cadre de leur préparation opérationnelle. Ils se font une tête sur plusieurs dimensions du projet : son fonctionnement, sa sécurité... C'est la phase de caractérisation.

Le manuel de gestion de l'infrastructure, en phase de caractérisation, sert à mettre en évidence ces enjeux et possibilités, les documenter, et soutenir la collaboration dans leur résolution puis permettant une mise à jour du programme initiale et un préparation progressive de son manuel d'opération. Ainsi :

  • On réduit les marges d'erreurs dues à l'interprétation des aspects du projet
  • On travaille avec un outil qui soutien une approche préventive et met en lumière les lacunes de la conception initiale
  • On est en mode évolutif et améliore la conception en fonction des besoins de plus de monde grâce à des vues personnalisables
  • Plutôt que de travailler avec des documents monstrueux, on personnalise les vues pour que l'outil soit plus sensé pour plus de monde. Ainsi, il est plus contributif.
Puissance de l'accès à l'information à l'opposé des gros documents habituels

Pour opérer et entretenir

Qui dit moteur dit bris, qui dit route dit nid-de-poule. L'opération performante d'une infrastructure, c'est non seulement la faire fonctionner correctement : c'est plutôt la faire fonctionner de façon optimale et aussi savoir l'arrêter ou la ralentir au bon moment : notamment pour l'entretenir.

Opérer de façon performante

Une opération planifiée, sécuritaire, par des gens compétents et effectuée dans une perspective d'amélioration continue est possible par la caractérisation des activités d'opération et des enjeux soulevés par rapport à son utilisation. La caractérisation des activités dans un manuel de gestion d'infrastructure peut être mesurée de façon régulière et même de façon connectée avec divers systèmes de mesure. La gestion des enjeux et la documentation de l'amélioration continue des façon d'opérée peut aussi être effectuée dans le manuel de gestion. La connaissance captée de façon évolutive permet une actualisation des équipes dans les façons de faire et soutien le développement de la confiance du client à qui on est susceptible de devoir fournir des preuves à cet effet.

Entretien préventif

Une infrastructure en marche ou qui fonctionne au moment où on en a besoin, c'est en général ce que son gestionnaire souhaite. Les temps d'arrêts, surtout les involontaires, sont en effet associés à l'impossibilité de production de l'effet désiré par l'infrastructure. C'est pour cette raison que les propriétaires d'une voiture changent son huile régulièrement : ça évite des bris coûteux, ainsi que des arrêts de fonction indésirables.

Le manuel de gestion et d'opération d'infrastructures.cc permet de planifier et d'opérer les différentes tâches et un calendrier d'entretien préventif. Sa structure dynamique et sémantique va permettre une visibilité de ces planifications d'arrêts pour assurer une collaboration entre les parties prenantes de l'infrastructure.

À une plus grande échelle, soit dans un mode de gestion d'un ensemble d'infrastructures, le manuel permettra des vues dynamiques sur la réalisation, les problèmes et la mesure des bénéfices des activités d'entretiens préventifs pour assurer une cohésion dans la gestion de l'infrastructure.

Pour disposer ou transférer

À la fin de la vie utile d'une infrastructure pour l'organisation qui la gère, son manuel de gestion sémantique est un outil précieux. Il permet, par exemple, de

  • Connaître sa composition pour mieux estimer les efforts de travail (caractérisation des matériaux et matières résiduelles)
  • Possiblement augmenter le prix de vente de l'infrastructure car le manuel peut être transféré et faciliter la mise en service par le nouveau propriétaire
  • Produire les plans de transfert et de contingence grâce à la caractérisation des activités
  • Mieux planifier et concevoir la prochaine infrastructure grâce à la connaissance produite par le manuel de gestion lors de son opération (analyse du cycle de vie)

Manuel de gestion ++

L'exigence documentaire au niveau des opérations, dans certains contextes, est devenu une évidence : construire des avions, ou des voitures, c'est un travail bien documenté. On veut s'assurer que le châssis d'une voiture résistera à tel ou tel impact et que les protocoles de test sont bien définis d'avance; on connait ainsi l'existence de certains standards industriels, ou aussi de norme de gestion, qui demandent un certain minimum de documentation des opérations. En somme, on souhaite souvent démontrer par cette documentation qu'on sait ce qu'on a à faire, et que l'on fait ce qui est prévu.

Un manuel de gestion est la documentation nécessaire pour maintenir et améliorer la performance d'une entreprise ou d'une organisation. En général, on y gère d'ailleurs plusieurs infrastructures en même temps. C'est donc le Système de gestion de la qualité, que l'on connait souvent lorsqu'on est familier avec les audits ou agréments qualité tel ISO 9001.

Ce manuel de gestion peut prendre plusieurs formes, la plus connue étant le recueil de documents classés dans un cartable. C'est connu, la mise à jour de ce dernier laisse souvent à désirer, et on ne s'en sert pas au quotidien... Pour faire mieux - beaucoup mieux - , Infrastructures.cc permet de concevoir des Manuel d'opération et d'organisation d'infrastructures, ou wiki d'infrastructure.

Avec un wiki d'infrastructures, on souhaite que son équipe puisse être outillée pour rester concentrée à la raison d'être de l'infrastructure, l'effet désiré du processus qu'elle supporte. On rend ce but clair pour tous, de la gouvernance aux opérations, puis travaille pour qu'elle soit gérée de façon optimale en termes d'utilisation des ressources, d'internalisation des coûts et de collaboration. Ainsi, le manuel de gestion de l'infrastructure pourra avantageusement être utilisé pour améliorer la performance de l'équipe à différentes étapes de son cycle de vie, de façon évolutive, ce qui veut dire que le manuel de gestion se transformera au fur et à mesure que l'infrastructure prendra forme.